Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Für Fragen zum Datenschutz können Sie sich jederzeit unter der oben genannten E-Mail-Adresse an mich wenden.

2. Was die Hausakte ist – und wer wofür verantwortlich ist

Die Hausakte ist eine Anwendung, mit der Hausverwalterinnen und Hausverwalter Unterlagen einer Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) digital ablegen und ihren Eigentümerinnen und Eigentümern zugänglich machen können.

Datenschutzrechtlich sind dabei zwei Rollen zu unterscheiden:

a) Ich als Verantwortlicher

Für die Daten, die zum Betrieb des Dienstes selbst nötig sind – also das Verwalterkonto und die Vertragsdaten – bin ich Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO.

b) Ich als Auftragsverarbeiter

Für die Inhalte, die eine Hausverwaltung in die Hausakte einstellt – also Dokumente, Kategorien, Aufgaben und Meldungen – ist die jeweilige Hausverwaltung selbst der Verantwortliche. Ich verarbeite diese Inhalte ausschließlich in deren Auftrag und nach deren Weisung (Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO).

3. Welche Daten verarbeitet werden

3.1 Verwalterkonto (ich als Verantwortlicher)

Passwörter werden ausschließlich als kryptografischer Hash (bcrypt) gespeichert. Sie sind für mich nicht lesbar.

3.2 Inhalte der Hausakte (Hausverwaltung als Verantwortliche)

Dokumente, Ordnerstrukturen, Aufgaben und Meldungen werden allein auf Weisung der jeweiligen Hausverwaltung verarbeitet. Welche personenbezogenen Daten diese Unterlagen enthalten, bestimmt die Hausverwaltung. Wenn Sie Eigentümerin oder Eigentümer sind und Fragen zu diesen Inhalten haben, wenden Sie sich bitte an Ihre Hausverwaltung.

3.3 Eigentümerzugang

Eigentümerinnen und Eigentümer melden sich mit einem WEG-Code und einem Passwort an; ein eigenes Konto wird dafür nicht angelegt. Wird eine Meldung („Anliegen melden") abgeschickt, werden die dabei freiwillig angegebenen Daten (Name, E-Mail-Adresse, Text) an die Hausverwaltung übermittelt. Diese Angaben sind freiwillig; die Meldung ist auch ohne Namen und E-Mail-Adresse möglich.

3.4 Server-Protokolle

Beim Aufruf der Anwendung werden durch die eingesetzten Dienstleister technisch notwendige Zugriffsdaten verarbeitet (IP-Adresse, Zeitpunkt, abgerufene Ressource, Browsertyp). Diese dienen dem sicheren Betrieb und der Abwehr von Angriffen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

3.5 Anmeldeprotokoll

Um zu erkennen, ob und wie die Anwendung genutzt wird und um Missbrauch abzuwehren, wird jede Anmeldung mit vier Angaben festgehalten:

Beim Eigentümerzugang wird ausdrücklich keine einzelne Person erfasst. Festgehalten wird allein, dass für eine bestimmte WEG eine Anmeldung stattgefunden hat – nicht, wer sie vorgenommen hat. Passwörter und Zugangscodes werden dabei nicht gespeichert.

Das Anmeldeprotokoll wird nach 90 Tagen automatisch gelöscht. Es enthält keine Inhalte der Hausakte.

4. Eingesetzte Dienstleister

Für den Betrieb setze ich folgende Auftragsverarbeiter ein. Mit allen bestehen Verträge zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

Supabase (Datenbank und Dateispeicher)

Supabase Inc., 970 Toa Payoh North #07-04, Singapur 318992.
Die Daten dieses Projekts werden in der Region Frankfurt am Main (Deutschland) gespeichert und verlassen die Europäische Union im Regelbetrieb nicht. Für etwaige Zugriffe aus Drittländern im Rahmen von Support und Wartung bestehen Standardvertragsklauseln.
Datenschutzhinweise: supabase.com/privacy

Netlify (Auslieferung der Anwendung)

Netlify, Inc., 512 2nd Street, Suite 200, San Francisco, CA 94107, USA.
Netlify liefert die Programmdateien aus. Dabei werden Zugriffsdaten einschließlich der IP-Adresse verarbeitet. Es handelt sich um eine Übermittlung in die USA; abgesichert über Standardvertragsklauseln sowie die Zertifizierung nach dem EU-US Data Privacy Framework.
Datenschutzhinweise: netlify.com/privacy

Google Fonts

Die Anwendung lädt Schriftarten von Servern der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Dabei wird Ihre IP-Adresse an Google übermittelt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (einheitliche und barrierearme Darstellung).
Datenschutzhinweise: policies.google.com/privacy

Google Play (nur bei Installation über den Play Store)

Wird die App über Google Play bezogen, verarbeitet Google Ireland Limited dabei Daten nach eigenen Bestimmungen. Auf diese Verarbeitung habe ich keinen Einfluss.

5. Speicherung auf Ihrem Gerät

Die Anwendung setzt keine Werbe- oder Analyse-Cookies ein. Es findet kein Tracking und keine Profilbildung statt. Gespeichert werden ausschließlich technisch notwendige Angaben:

• Ihre Anmeldung, damit Sie nicht bei jedem Start erneut Zugangsdaten eingeben müssen
• die zuletzt gewählte WEG
• ein Zwischenspeicher, damit die Anwendung auch bei schlechter Verbindung startet

Die Anmeldung wird dabei über ein Sitzungsmerkmal (Token) im Speicher Ihres Browsers gehalten, das vom eingesetzten Anmeldedienst (Supabase) erzeugt wird. Alle genannten Angaben verbleiben auf Ihrem Gerät und werden beim Abmelden entfernt. Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG (unbedingt erforderlich) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

6. Speicherdauer

• Kontodaten: bis zur Löschung des Kontos durch Sie oder bis zum Ende des Vertragsverhältnisses.
• Inhalte der Hausakte: bis zur Löschung durch die Hausverwaltung oder bis zum Ende des Vertragsverhältnisses.
• Server-Protokolle: nach Maßgabe der eingesetzten Dienstleister, in der Regel wenige Wochen.
• Anmeldeprotokoll: 90 Tage, danach automatische Löschung.

Löschen Sie Ihr Konto in der App, werden Ihr Zugang, alle von Ihnen angelegten WEGs sowie sämtliche zugehörigen Dokumente unwiderruflich entfernt. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt.

7. Ihre Rechte

Sie haben nach der DSGVO das Recht auf:

• Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten (Art. 15)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16)
• Löschung (Art. 17)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20)
• Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21)

Zur Ausübung genügt eine formlose Nachricht an ttakaendisa@yahoo.com.

Betrifft Ihre Anfrage Inhalte einer Hausakte, wenden Sie sich bitte an die jeweilige Hausverwaltung – sie ist dafür verantwortlich. Ich leite solche Anfragen weiter, sofern die Zuordnung möglich ist.

Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO). Für meinen Sitz zuständig ist:

8. Sicherheit

• Alle Verbindungen sind mit TLS verschlüsselt.
• Passwörter werden ausschließlich als Hash gespeichert (bcrypt).
• Die Trennung der Mandanten wird auf Datenbankebene erzwungen (Row Level Security).
• Dokumente sind nicht öffentlich abrufbar. Der Zugriff erfolgt über zeitlich befristete Links, die für jede Datei einzeln erzeugt und nach Prüfung der Berechtigung ausgegeben werden.
• Der Dateibereich jeder WEG ist über den Speicherpfad technisch getrennt und abgesichert.

9. Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling nach Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

10. Pflicht zur Bereitstellung

Die Angabe von E-Mail-Adresse und Passwort ist für die Nutzung erforderlich; ohne diese Daten kann kein Konto eingerichtet werden. Weitere Angaben sind freiwillig.

11. Änderungen

Diese Datenschutzerklärung wird angepasst, wenn sich die Anwendung oder die Rechtslage ändert. Es gilt jeweils die hier veröffentlichte Fassung.